不可不學的8大英文郵件專業秘訣 — 提升職場溝通效率
- 編輯部
- Dec 10, 2024
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郵件是職場中最常見的溝通工具之一。一封清晰、專業的郵件能夠有效傳遞信息、提升工作效率，並讓你在職場上贏得信任。以下，我將分別介紹8大英文郵件寫作的要領秘訣，幫助你寫出更有條理且具說服力的郵件。
1. 清晰且適當的開頭
開頭語是收件人對你的第一印象
在歐美工作文化裡，我們可以把 Dear, Hello, Hi 這三個稱謂拆成不同等級的語氣：
• Dear：正式場合，如初次聯繫客戶或上級。
• Hello：半正式場合，如內部溝通或熟悉的客戶。
• Hi：非正式場合，如熟悉的同事或朋友。
例句：
正式商務溝通
Dear Mr. Johnson, I hope this message finds you well. I am writing to introduce our new service offering that aligns with your business needs.
尊敬的 Johnson 先生，希望您一切安好。我寫信是為了向您介紹我們的新服務方案，該方案與您的業務需求高度契合。
內部團隊溝通
Hello Team, I wanted to share an update on our upcoming product launch schedule.
Hello 團隊 (成員們)，我想分享一下我們即將推出的產品計劃的更新。
輕鬆日常聯繫
Hi Alice, I hope you’re having a great day! Just checking if you received my last email regarding the project proposal.
嗨，Alice，希望你今天都還愉快！我想確認一下你是否收到了我上封關於項目提案的郵件。
2. 明確的目的
郵件的目的應在開頭清晰地表明，讓收件人一目瞭然你的需求或意圖。另外在歐美工作文化當中，不建議拐彎抹角，一開始就闡明目的會更專業。
例句：
請求資料
I am writing to request the updated financial report for Q3.
我寫信是為了請求第三季度的財務報告更新。
安排會議
The purpose of this email is to schedule a meeting to discuss our project timeline.
這封郵件的目的是安排會議，以討論我們的項目時間表。
提供反饋
I’d like to share some thoughts on your recent proposal, which I’ve detailed in the attached document.
我想分享一些關於您最近提案的想法，詳細內容已附在文件中。
3. 結構清晰
英文裡面我們可以使用引言、主體或結尾等的詞彙，讓讀者快速掌握重點。
例句：
進度更新郵件
Firstly, here’s the status of the project; secondly, let’s discuss the challenges; finally, I’ll propose next steps.
首先，這是項目的進展情況；其次，讓我們討論面臨的挑戰；最後，我將建議下一步行動。
政策變更通知
This email covers three main points: the changes in policy, the reasons behind them, and how it affects your team.
這封郵件涵蓋三個要點：政策的變更、變更背後的原因以及對您的團隊的影響。
解決問題郵件
I have structured this email into sections to address each issue individually for clarity.
我將這封郵件分成幾個部分，分別針對每個問題以保持清晰。
4. 行動呼籲
清楚地告訴收件人你希望他們做什麼。
例句：
請求反饋：
Could you please review the attached document and provide your feedback by Friday?
您能否在週五之前審查附件並提供您的反饋？
確認會議時間
Please confirm if you are available for the meeting at 10 AM on Monday.
請確認您是否能參加週一上午10點的會議。
要求批准
I kindly ask for your approval of the attached budget proposal at your earliest convenience.
請您儘早批准附件中的預算提案。
5. 專業語言的使用
專業語言能提高郵件的可信度和說服力。
例句：
提案建議
Based on our previous discussion, I believe this approach will be highly effective in achieving our objectives.
根據我們之前的討論，我相信這種方法對於實現我們的目標非常有效。
表達對客戶的感謝
We truly appreciate your continued support and trust in our services.
我們非常感謝您對我們服務的持續支持與信任。
解釋複雜概念
To provide clarity, I’ve outlined the key components of the strategy in the attached document.
為了更清楚地解釋，我在附件中概述了該策略的關鍵部分。
6. 有效的跟進
提供跟進信息，表明你將如何和何時再次聯繫，以確保持續的溝通。
例句：
項目進度追蹤
I will follow up next week to discuss any updates on the project timeline.
我將在下週跟進討論項目進度的任何更新。
後續會議安排
Let’s schedule a follow-up call to go over these points in detail.
讓我們安排一個後續通話來詳細討論這些要點。
確認信息接收
Please confirm receipt of this email and let me know if further clarification is needed.
請確認收到這封郵件，如果需要進一步澄清，請告知。
7. 注意附件
如果郵件中包含附件，確保提到並解釋每個附件的內容及其重要性。
Attach 就是將一樣東西連接到另一個東西上，在職場英文郵件當中就是附件的意思。
例句：
發送報告
Attached is the annual report which includes comprehensive insights into our financial performance.
附上年度報告，其中包括我們財務表現的全面洞察。
分享會議記錄
Please see the attached minutes from our last meeting for a recap of our discussion.
請查看我們上次會議的會議記錄附件，以回顧我們的討論。
提供培訓材料
I have attached the training materials for next week’s workshop. Please review them in advance.
我附上了下週研討會的培訓材料。請提前審查。
8. 適當的結尾
結束郵件時，表達感謝並留下開放的溝通渠道。
例句：
感謝合作
Thank you for your collaboration, and I am looking forward to our continued partnership.
感謝您的合作，我期待我們持續的夥伴關係。
表達開放的態度
I appreciate your quick response and am available for any further questions you might have.
我感謝您的快速回應，如有任何問題，我隨時準備回答。
正式結束信件
Please do not hesitate to reach out should you need any further information. Warm regards, [Your Name]
如果您需要任何進一步資訊，請隨時聯繫。此致敬禮，[您的名字]
結尾用語
大家常使用的結尾用語會有：Warm regards, Best regards, Sincerely yours (美式), Yours sincerely (英式) 或 Sincerely 等，這些都是有禮貌的結尾，不過要注意的是，既然這些是專業禮貌用語，建議避免以縮寫的方式呈現，例如使用縮寫如 “BR” 代替 “Best regards” 可能會給人一種不夠專業或過於隨意的印象，有些人甚至把這設置在簽名當中，在正式郵件、客戶溝通或任何需要保持專業形象的情境中，完整地寫出 “Best regards” 或其他相似的結尾詞組是更恰當的。
結尾用語職場文化（英式）
在英國，當你知道收件人的名字並已經在信件開頭用了收件人的名字時，使用 “Yours sincerely” 來結尾是比較傳統的做法。如果信件是寫給不具體名字的收件人，如使用了“Dear Sir/Madam”，那麼結尾則會使用 “Yours faithfully” 而不是 “Yours sincerely”
隨著全球化的步伐不斷加快，良好的英語溝通技巧已經成為職場上不可或缺的一部分。如果您希望進一步提升您的英語能力，無論是提高寫作技巧還是增強口語表達，我們都樂於助您一臂之力。
如果您有意提升自己的英語溝通技能，請在下方留下您的聯繫資料。歌倫比亞美語顧問的團隊將與您聯繫，並開始一段使您的英語能力飛躍提高的旅程。不要錯過讓自己站在更高起點的機會，立即行動吧！